Procedura wewnętrzna dokonywania zakupów w fundacji ONYA

Nadzór nad udzielaniem zamówień sprawuje Prezes Zarządu lub osoba wskazana przez Zarząd Fundacji ONYA, w dalszej części dokumentu zwana Zamawiającym.

CZĘŚĆ 1. SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

1. Przed dokonaniem zakupu towarów i/lub usług, Zamawiający dokonuje z należytą starannością szacowania wartość zamówienia.
2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowita należność przysługująca wykonawcy /sprzedającemu za dane towary i usługi.
3. Obliczając szacunkową wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego uwzględnienia trzech przesłanek:

a. usługi i dostawy towarów są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, przy czym tożsamość rodzajowa dostaw obejmuje dostawy podobne (tożsamość przedmiotowa),
b. możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),
c. możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).

4. Tożsamość czasowa rozumiana jest jako całkowity okres realizacji umowy na realizację projektu.
5. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na cenę.
6. Szacowanie wartości następuje w drodze porównania minimum dwóch źródeł informacji (np. strona www, gazetka sklepu, zapytanie telefoniczne, zapytanie za pośrednictwem wiadomości e-mail, itp.).
7. W wyjątkowych sytuacjach, kiedy jest jeden dostawca dopuszcza się dokonania zakupu towarów i/lub usług.
8. Szacowanie dokumentuje się w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu, w formie protokołu wraz z załącznikami potwierdzającymi rynkową cenę zakupu towarów i usług bez podatku od towarów i usług.
9. Przeprowadzone szacowanie wartości zamówienia jest podstawą do wyboru tryby dokonywania zakupów towarów i usług.

CZĘŚĆ 2. ZAKUPY DO 25 000 ZŁ

1. W przypadku, w którym łączna wartość zakupu towarów i/lub usługi nie przekracza kwoty 25 000 zł, Zamawiający może dokonać zakupu z wolnej ręki, z uwzględnieniem:

a. możliwości zakupów towarów i usług na rynku lokalnym;
b. możliwości zakupów w podmiotach ekonomii społecznej;
c. możliwości uzyskania rabatów i zniżek od ceny wyjściowej, dostępnej dla innych podmiotów dokonujących zakupów;
d. dotychczasowej współpracy z podmiotem oferującym dane towary/usługi, przy uwzględnieniu terminowości dostaw towarów/usług oraz jakości towarów/usług oferowanych przez dany podmiot.

2. Zakupy dokonywane w trybie z wolnej ręki powinny odbywać się w cenach nie wyższych niż wynika to z szacowania wartości zamówienia.

CZĘŚĆ 3. ZAKUPY POWYŻEJ 25 000 ZŁ, A PONIŻEJ 50 000 ZŁ – ROZEZNANIE RYNKU

1. W przypadku, w którym po oszacowaniu wartość zamówienia łączna wartość zakupu towarów i/lub usług przekracza kwotę 25 000 zł, ale nie przekracza 50 000 zł Zamawiający dokonuje rozeznania rynku.
2. Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie rynkowej.
3. W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami. Udokumentowanie polega na sporządzeniu notatki, do notatki załącza się pozyskane cenniki.
4. Cenniki można pozyskać ze stron internetowych wykonawców lub poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej Zamawiającego lub skierowanie zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców.

CZĘŚĆ 4. ZAMÓWIENIA POWYŻEJ 50 000 ZŁ – ZAPYTANIE OFERTOWE

1.W przypadku, w którym po oszacowaniu wartość zamówienia łączna wartość zakupu towarów i /lub usług przekracza kwotę 50 000 zł, Zamawiający zobowiązany jest do umieszczenia na swojej stronie internetowej zapytania ofertowego, które powinno przynajmniej zawierać:

a. opis przedmiotu zamówienia;
b. wymagania jakie musi spełnić oferent, aby uczestniczyć w postępowaniu (jeżeli dotyczy),
c. kryteria wyboru oferty,
d. sposób i termin składania ofert, przy czym termin na składanie ofert nie może być krótszy niż 7 dni kalendarzowych.

2. Po przeprowadzeniu zapytania ofertowego Zamawiający sporządza protokołu z wyboru. Złożone oferty stanowią załącznik do protokołu.
3. Zapytania ofertowego Zamawiający możne nie stosować do zamówień, które mogą być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę ze względów technicznych o obiektywnym charakterze.